Podmínky vycestování z ČR (vízové povinnosti):
Všichni vyplňují:
(formuláře ke stažení níže v seznamu dokumentů)
- Žádost o proplacení konferenčního poplatku do zahraničí
- Vyúčtování zahraniční pracovní cesty
- Stravné
V závislosti na zdroji financování může být vhodné či přímo vyžadováno, aby student vycestoval jako zaměstnanec. Nebo naopak může být vyžadováno, aby byla cesta realizována formálně jako studentská. Z pohledu doktoranda je hlavní rozdíl v tom, že při výjezdu jako zaměstnanec je snadněji možné obdržet před cestou finanční zálohu na plánované náklady cesty.
Vycestování jako student
I student bez úvazku se na dobu cesty může stát zaměstnancem na DPP, DPČ, pokud s tím souhlasí jeho ústav. Aby mohl student vyjet jako zaměstnanec, musí být k nalezení jako zaměstnanec v informačním systému školy. V takovém případě postupuje podle návodu pro zaměstnance níže na této stránce.
Více na webové stránce IGA.
- IGA - smlouva o úhradě cestovních výdajů (ke stažení níže na stránce)
Před výjezdem do zahraničí je potřeba podat Žádost o poskytnutí stipendia na cestovní výlohy. Ve formuláři budou uvedeny očekávané náklady a fondy ze kterých budou hrazeny. (pozn. proti formuláři určenému pro zaměstnance neobsahuje kolonku pro přerušení cesty – lze v případě potřeby napsat pod hlavní poslání a přínos cesty) Je možné požádat o zaplacení konferenčního poplatku školou. Pokud to není (např. z časových důvodů) možné, lze poplatek zaplatit ze svého a vyúčtovat ho ve Vyúčtování zahraniční pracovní cesty. Je nutné psát časy přejezdů hranic kvůli krácení stravného. Součástí formuláře je i Objednávka dopravy (další list ve stejném xls souboru) – to v případě, že si přejete nechat objednat dopravu přes zahraniční oddělení (dnes je obvyklé, že si dopravu - objednávku letenek a podobně - již zajišťují doktorandi sami dle svých preferencí)
NÁVOD k vyplnění formuláře „Žádost o poskytnutí stipendia na cestovní výlohy“ (ke stažení níže na stránce):
- Formulář je třeba nejdříve uložit ve Vašem počítači a následně vyplnit a odeslat na zahraniční oddělení. Formulář vyplněný přímo na webové stránce nelze odeslat! Odesílá se celý sešit jako příloha e-mailu na adresu zahranici@vscht.cz.
- Vytisknutý formulář s požadovanými podpisy doručte na zahraniční oddělení – papírová forma je nutná pro evidenci a pro schválení cesty příslušným vedoucím pracovníkem.
- Objednávku na dopravu je nutné vždy doručit na zahraniční oddělení osobně a domluvit podrobnosti.
- Čísla fondů – buňky mají předdefinovaný formát na vnitřní devítimístný kód VŠCHT.
V případě financování z více fondů lze kombinovat jen ty fondy, ze kterých lze vyplácet stipendia! Místo fondu lze v konkrétní situaci vyplnit „partner“ nebo „sponzor“. - Stravné: maximální částky jsou uvedeny na webových stránkách zahraničního oddělení.
- Celkové náklady – při správném vyplnění provede počítač součet automaticky.
Vycestování jako zaměstnanec
Před výjezdem do zahraničí je třeba vyplnit Návrh na zahraniční cestu (součástí souboru s formulářem je v dalším listu i Objednávka dopravy – to v případě, že si přejete nechat objednat dopravu přes zahraniční oddělení), kde budou uvedeny očekávané náklady a fondy ze kterých budou hrazeny. V rámci formuláře je možné požádat o zálohy (nelze ve studentském formuláři) a je zde zvláštní kolonka pro přerušení cesty. Je možné požádat o zaplacení konferenčního poplatku školou. Pokud to není (např. z časových důvodů) možné, lze poplatek zaplatit ze svého a vyúčtovat ho ve Vyúčtování zahraniční pracovní cesty. Je potřeba psát časy přejezdů hranic kvůli krácení stravného.
NÁVOD k vyplnění formuláře "Návrh na zahraniční cestu“ (ke stažení níže na stránce).
- Formulář je třeba nejdříve uložit ve Vašem počítači a následně vyplnit a odeslat na zahraniční oddělení. Formulář vyplněný přímo na webové stránce nelze odeslat! Odesílá se celý sešit jako příloha e-mailu na adresu zahranici@vscht.cz.
- Vytisknutý formulář s požadovanými podpisy doručte na zahraniční oddělení – papírová forma je nutná pro evidenci a pro schválení cesty příslušným vedoucím pracovníkem (děkan podepisuje jen cesty vedoucích ústavů a cesty, jejichž celkové náklady překročí 50.000 Kč).
- Objednávku na dopravu je nutné vždy doručit na zahraniční oddělení osobně a domluvit podrobnosti.
- Účel cesty – jen jedním nebo dvěma slovy, např. konference, studijní pobyt, spolupráce. Podrobněji pak na další straně – Hlavní poslání a předpokládaný přínos cesty.
- Předpokládané náklady na cestu:
Čísla fondů – buňky mají předdefinovaný formát na vnitřní devítimístný kód VŠCHT.
Místo fondu lze v konkrétní situaci vyplnit „partner“ nebo „sponzor“.
Stravné: maximální částky jsou uvedeny na webových stránkách zahraničního oddělení.
Kapesné – lze čerpat jen v souladu s příslušnými fakultními pravidly.
Kurz měny (kurzovní lístek ČNB) – při vyplnění se automaticky provede přepočet nákladů na Kč.
Celkové náklady – při správném vyplnění se provede součet automaticky. - Požadovaná záloha – je nutné vyplnit měnu, ve které požadujete zálohu, její výši a způsob vyplacení.
- Formulář Doprava – v případě požadavku na zajištění letenky/jízdenky doručit osobně na zahraniční oddělení.
- List Tabulka – vyplňuje se automaticky a slouží k registraci cesty.
